Organizar un evento para mi empresa es una tarea compleja que requiere mucho esfuerzo y planificación. Desde pequeñas reuniones hasta grandes conferencias, un evento bien ejecutado puede ser invaluable para el marketing, las ventas, las relaciones públicas y más. Sin embargo, es importante saber que organizar con éxito un evento que cumpla sus objetivos no es algo que suceda por accidente. Se necesita una estrategia inteligente y una ejecución meticulosa.

En este artículo, explicaremos en detalle los pasos clave que debe seguir para crear un evento memorable, atractivo y efectivo para tu empresa, lo que te ayudará a que sea recordado por todos los asistentes, y que los motivará a regresar en una próxima ocasión.

Si estás considerando organizar una conferencia, seminario, feria, fiesta o cualquier otro evento en los próximos meses, asegúrate de leer este artículo. Te guiaremos a través del proceso para ayudarte a evitar los errores comunes y crear una experiencia que sus invitados disfruten y que cumpla con los objetivos deseados.

Lo primero es definir con precisión por qué estás organizando este evento, qué resultados e impactos concretos esperas obtener que apoyen los objetivos y estrategias generales de tu empresa.

Los objetivos determinarán el formato ideal, ubicación, lista de invitados, actividades programadas y todos los demás detalles críticos del evento, así que dedícale el tiempo necesario a definirlos. Asegúrate que los objetivos sean S.M.A.R.T. – específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo.

Selecciona la fecha y el lugar después de investigar a fondo todas las opciones posibles

Una vez que los objetivos estén claros, puedes empezar a evaluar cuándo y dónde realizar el evento.

Considera meticulosamente posibles fechas ideales revisando detenidamente el calendario de su industria, los horarios de viaje y transporte público en su ciudad, temporadas vacacionales y días feriados que podrían afectar asistencia, y cualquier otro evento o actividad competitiva.

Visita personalmente varios lugares potenciales para celebrar tu evento, tanto en interiores como exteriores, evaluando su capacidad total, layout e instalaciones logísticas.

Confirma que cada opción pueda satisfacer adecuadamente aspectos críticos como capacidad de asistentes, disponibilidad de estacionamiento, requerimientos eléctricos y de internet, facilidades para personas con discapacidad, zonas para registro, espacios de exposición, salas de reuniones, escenario, áreas de comidas, y cualquier otro elemento importante para su evento en particular.

Utiliza una lista de verificación detallada para comparar los pros y contras de cada lugar y así tomar una decisión informada basada en sus objetivos, presupuesto y público esperado.

No te limites sólo a salones de eventos tradicionales – considera también hoteles, museos, universidades y otros recintos especiales que pueden aportar un ambiente distintivo.

Crea un presupuesto realista y meticuloso

La clave para mantener los precios bajo control, es calcular el presupuesto de la manera más minuciosa y detallada posible.

Enumera absolutamente todos los gastos asociados al evento, desde lo obvio como alquiler del lugar y catering, hasta elementos menos evidentes como mobiliario, decoración, entretenimiento, equipos audiovisuales, materiales promocionales, honorarios para oradores o artistas invitados, viáticos y gastos de viaje.

Considera posibles gastos ocultos como propinas, impuestos, tarifas extra del lugar para uso de ciertos espacios o equipos, o comisiones de agencias o proveedores externos.

Define claramente quien cubrirá cada tipo de gasto, ya sea tu empresa u otros sponsors o socios. Incluye también un colchón importante para imprevistos de al menos un 10-15% del total.

Revisa que el presupuesto final sea realista en relación a los objetivos y proyecciones de ingresos por venta de entradas, stands de sponsors, publicidad u otros recursos. Define políticas de cancelación y reembolso. Actualizar el presupuesto a medida que se confirmen más detalles.

Forma un comité organizador con responsabilidades individuales bien definidas

La planificación de un evento exitoso es un esfuerzo de equipo. Recluta cuidadosamente un grupo de personas entusiastas y responsables, con habilidades complementarias – ventas, marketing, relaciones públicas, logística, contabilidad, diseño, producción audiovisual, etc.

Define claramente los roles y responsabilidades de cada integrante del comité. Establece reuniones periódicas del grupo para supervisar el progreso de las tareas asignadas a cada uno y solucionar rápidamente cualquier inconveniente que pueda surgir. Designa a un líder general responsable de la coordinación de todo el equipo.

Diseña una agenda atractiva con variedad de formatos

Una vez definidos los objetivos y el público al que apunta su evento, puedes comenzar a diseñar una agenda que ofrezca una mezcla equilibrada de formatos para mantener el interés y fomentar la participación activa de la audiencia.

La clave es ofrecer contenido de mucho valor que atraiga a su target, y oportunidades únicas de relacionamiento y discusión que sean difíciles de encontrar en otro lugar. Alterna momentos más analíticos y profundos con actividades más ligeras y energizantes para mantener el entusiasmo.

Promociona ampliamente en canales diversos para llegar a su audiencia

Un evento extraordinario merece una promoción igualmente poderosa. Comienza la difusión con varios meses de anticipación para generar consciencia y expectativa en su comunidad objetivo.

Utiliza una combinación creativa de mailing postal y electrónico, publicidad paga en medios y redes sociales, promoción boca a boca, relaciones públicas, llamadas telefónicas y otros métodos para dar a conocer su evento. Segmenta bien sus mensajes para llegar efectivamente al público deseado.

Ofrece incentivos por inscripción temprana y envía recordatorios frecuentes a medida que se acerque la fecha para convertir el interés en compromiso real. Retroalimenta con entusiasmo en redes sociales a medida que se vayan sumando oradores y actividades atractivas.

Supervisa los detalles meticulosamente para una ejecución impecable

La recta final hacia el gran día requiere verificación rigurosa de todos los detalles operativos y logísticos. Confirma múltiples veces todos los contratos con locación y proveedores externos, órdenes de servicio, inventarios y entregas de materiales o alimentos, pagos, requerimientos técnicos y más.

Elabora un cronograma detallado que cubra prácticamente cada minuto, desde la instalación, la recepción de los asistentes, la coordinación de oradores, los horarios de comidas y coffees, la limpieza y cambios de salones, hasta el cierre y desmontaje.

Como puedes ver, organizar un evento exitoso requiere tiempo y esfuerzo considerable, pero vale la pena. Sigue estos consejos paso a paso para crear una experiencia memorable, efectiva y altamente valiosa tanto para tu empresa como para los asistentes.